Obsah smlouvy bývá středem pozornosti, formální náležitosti se ale často řeší až na poslední chvíli - a právě tam vznikají chyby, které později komplikují dokazování. Kdo smlouvu skutečně podepsal, kdy se tak stalo a kolik existuje vyhotovení, může v budoucím sporu rozhodnout o tom, zda se dohoda dá vůbec prokázat.
Kdo smlouvu podepisuje
Podpis by měl náležet osobě, která je oprávněná za danou stranu jednat. U soukromé osoby je to jednoduché - podepisuje ten, koho se smlouva týká. U firmy je potřeba ověřit, kdo je oprávněn ji zastupovat - typicky jednatel nebo osoba s platnou plnou mocí. Pokud podepisuje zástupce, je rozumné si od něj vyžádat doklad o oprávnění a založit ho společně se smlouvou. Bez toho se v případném sporu obtížně dokazuje, že dokument skutečně danou firmu zavazuje.
Proč na datu záleží
Datum uzavření smlouvy určuje, od kdy platí sjednaná ujednání a v jakém pořadí vznikaly případné dodatky. Vždy uvádějte datum, ke kterému obě strany skutečně podepisují - ne datum, kdy byl text připraven, pokud se liší. Pokud strany podepisují smlouvu v různý den, je vhodné uvést datum podpisu u každého podpisu zvlášť, aby bylo jasné, kdy se dokument stal závazným pro každou z nich. Datum je důležité i pro pořadí dokumentů - pokud existuje víc verzí nebo dodatků, jasně datované dokumenty ukážou, která verze je platná a která už byla nahrazena novější. U smluv, které se v čase mění, se proto vyplatí datum uvádět důsledně u každé nové verze.
Kolik vyhotovení potřebujete
Zavedená praxe je vyhotovit tolik stejnopisů smlouvy, kolik je stran, tak aby si každá mohla ponechat vlastní originál s podpisy obou stran. Pokud se dokument bude předkládat i třetí straně - například úřadu, katastru nebo bance - je rozumné připravit vyhotovení o jedno víc, aby originál nemusel putovat z ruky do ruky. Kopie s naskenovaným podpisem v mnoha běžných situacích postačí, u důležitějších dokumentů se ale vyplatí mít po ruce fyzický originál. Pokud si nejste jistí, kolik vyhotovení budete potřebovat, je lepší připravit o jedno navíc, než uprostřed jednání zjistit, že originál chybí. U elektronicky podepisovaných dokumentů se otázka počtu vyhotovení řeší jinak - důležité je, aby měla každá strana přístup ke stejné, finální verzi souboru.
Kdy se hodí ověřený podpis
Ověření podpisu dává smysl vždy, když má dokument směřovat na úřad, katastr nemovitostí, nebo když protistrana o ověření výslovně žádá kvůli vyšší jistotě. U běžné smlouvy mezi dvěma stranami, která se nikam neregistruje, ověření obvykle není nutné - přesto se vyplatí ho zvážit u dokumentů s vyšší hodnotou nebo u plných mocí, kde jde o zastupování v důležité záležitosti. Konkrétní požadavky na ověření se liší případ od případu - u úředních nebo složitějších dokumentů se poraďte s advokátem nebo přímo s příslušným úřadem.
Praktický checklist před podpisem
Před podpisem zkontrolujte, že jsou v dokumentu správně a úplně uvedeny obě strany, že podepisuje osoba oprávněná za danou stranu jednat, že datum odpovídá skutečnému dni podpisu a že máte připravený dostatečný počet vyhotovení. Projděte poslední stránku - podpis bez uvedeného data nebo s nejasně čitelným jménem podepisujícího je zbytečné riziko, kterému se dá snadno předejít.
- Souhlasí jména, adresy a další identifikační údaje obou stran
- Podepisuje osoba oprávněná za danou stranu jednat
- Datum odpovídá skutečnému dni podpisu
- Počet vyhotovení odpovídá počtu stran, případně i třetí straně
- Podpisy jsou čitelné a u každého je uvedeno datum
Shrnutí
Formální náležitosti nejsou formalita, kterou lze odbýt. Správný podpis oprávněnou osobou, přesné datum a dostatečný počet vyhotovení rozhodují o tom, zda se smlouva v budoucnu dá bez potíží prokázat. U důležitých nebo úředních dokumentů - a u složitějších případů obecně - se poraďte s advokátem nebo přímo s příslušným úřadem. Nejde o právní poradenství, jen o praktický přehled náležitostí.